Zwiêkszanie wydajno¶ci firmy: faktury elektroniczne

Nie trzeba prowadziæ firmy, aby wiedzieæ, ile problemu zajmuje w³a¶ciwa organizacja dokumentów: rachunków, faktur, umów. Nawet na polu domowym utrzymanie porz±dku w dokumentacji okazuje siê nie lada wyzwaniem, a co dopiero w wiêkszych przedsiêbiorstwach lub miêdzynarodowych korporacjach. Dlatego firmy coraz czê¶ciej inwestuj± w elektroniczne obiegi dokumentów, które u³atwiaj± im zarz±dzanie fakturami i utrzymanie porz±dku w dokumentacji.

 

Wszystko w jednym miejscu


Nawet firmowe archiwa nie spe³niaj± ju¿ swojej roli. Raz – z racji swojej papierowej formy nie s± ³atwo dostêpne i wymiana informacji mo¿e trwaæ bardzo d³ugo. Dwa – zajmuj± naprawdê ogromne przestrzenie, które powiêkszaj± siê w ka¿dym roku. Przepisy podatkowe i skarbowe sprawiaj± za¶, ¿e niektóre firmy musz± trzymaæ dokumenty nawet z okresu... dziesiêciu lat. To wiêc nie tylko du¿e obci±¿enie logistyczne, ale równie¿ i finansowe. Dlatego rozwi±zaniem s± cyfrowe bazy faktur, które umo¿liwiaj± ³atwe, szybsze i przede wszystkim tañsze zarz±dzanie tego typu dokumentami.
Do faktur zebranych w jednym miejscu, na sieciowy serwerze firmowym, dostêp maj± pracownicy niezale¿nie od placówki, w której siê znajduj±. Do faktur z oddzia³u A mo¿e wiêc bezproblemowo zajrzeæ pracownik z oddzia³u B; jedynym warunkiem jest posiadanie odpowiednich uprawnieñ.
Primesoft Polska


Kontrolowany dostêp


Uprawnienia nadawane s± odgórnie przed administratora elektronicznego systemu zarz±dzania fakturami, rachunkami lub jakimikolwiek dokumentami, które firma chce posiadaæ w formie cyfrowej. Dziêki temu dane zawarte w takiej dokumentacji s± lepiej chronione (w papierowych archiwach w praktyce ka¿dy pracownik mia³ do nich dostêp, nawet sta¿ysta lub osoba bez specjalnego przeszkolenia z zakresu ochrony danych osobowych). O wiele skuteczniej mo¿na te¿ kontrolowaæ informacje dotycz±ce modyfikacji takich dokumentów: kto je ogl±da³, kiedy, z której siedziby firmy i w jakim celu.


Szybsza firma


Elastyczno¶æ w zarz±dzaniu fakturami sprawia, ¿e firma dzia³a o wiele prê¿niej, a jej pracownicy s± przekierowywani do priorytetowych zadañ. W grê wchodzi równie¿ wspomniana wcze¶niej oszczêdno¶æ finansowa: znikaj± koszty wynajmu pomieszczeñ na archiwa oraz zatrudniania dodatkowych pracowników, którzy by siê nimi opiekowali. Zwiêkszona wydajno¶æ firmy przek³ada siê automatycznie na klienta docelowego; znacznie przy¶piesza proces komunikacji pomiêdzy firm± (pracownikiem) a klientem. Zawarcie nowej umowy, aneksu do umowy, wystawienie faktury zastêpczej lub dodatkowego rachunku albo sprawdzenie stanu p³atno¶ci tych¿e staje siê kilkusekundow± formalno¶ci±.